SISTEMA ADMINISTRATIVO A SER IMPLANTADO

Creación del Sistema Administrativo

Recepción de Mercancía 

• Clasificación de los Materiales
• Almacenamiento
• Revisión del Pedido 

Recolección de solicitudes del Material 

•  Recepción de solicitudes de materiales
•  Formato vía correo electrónico
•  Clasificación por departamento

Entrega de Materiales

Revisión y Actualización del Inventario, para la solicitud al Departamento de Compras

Recepción de Mercancía

Recibe del proveedor la mercancía y verifica contra la orden de compra y  factura lo siguiente:

• Producto (especificaciones, estado)
• Cantidad
• Precio 

Si se cumplen los requisitos de entrega, sella la factura original y copia.

Clasificación de los Materiales: después de haber estado de acuerdo con lo recibido se procede a ordenar los materiales recibidos, puesto que los materiales de limpieza no podrán estar localizados donde está el material de oficina, estos deben ubicarse de manera ordenada de acuerdo a su uso.

Almacenamiento: es una parte de la logística que incluye las actividades relacionadas con el almacén; en concreto, guardar y custodiar existencias los materiales que se posee. 

Recepción de Solicitudes de Materiales

Para llevar un mejor control del almacén y hacer lo que se quiere de manera eficaz y efectiva se debe establecer días únicos donde el personal que carezca de algún material y desee su reposición solo debe hacerlo los días Martes.

Formato de Solicitud : para la solicitar requisiciones al Departamento de Almacén e Inventarios se va a solicitar mediante un formato que va hacer enviado vía correo electrónico al personal encargado del almacén, en el día establecido.

Revisión de las requisiciones o pedidos: se necesita de otra persona que coteje que lo solicitado por cada orden de requisición sea lo que se va a entregar al solicitante. 

Entregas de materiales

Para la entrega de materiales a los departamentos que hayan hecho sus requisiciones correspondientes se establecerá también un día único de despacho que serán los días jueves. 

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO, PARA LA SOLICITUD AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Esta revisión de hará los días viernes para poder sacar los reportes correspondientes que nos permita saber que cantidades de materiales hemos entregado en la semana y que nos quedo en existencia, ya que si se ha agotado algún material poder realizar las solicitudes correspondientes para que a este se le haga las reposiciones al Departamento de Compras.

http://www.dms.com.pe/soluciones/control-de-almacenes.html

  Tipos de materiales o productos en inventarios

• ·         Materias primas y partes compradas
• ·         Insumos y Materiales (materias primas de segundo nivel)
• ·         Unidades parcialmente terminadas, llamados: Productos en proceso.
• ·         Productos terminados
• ·         Productos en embalaje
• ·         Partes de reemplazo, herramientas, consumibles.
• ·         Bienes en tránsito a empresas o clientes.
• ·         Bienes de la empresa

              Tipos de inventario           

Inventarios Iniciales

Es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa, es decir, representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha en que comenzó el periodo contable.

 Inventarios Finales

Son las mercancías que se encuentran en existencia a final del periodo contable. Se realiza cada vez que se cierra el periodo contable, normalmente el 31 de diciembre.

Inventarios Periódicos

Son aquellos que se realizan cada determinado tiempo dentro de una empresa u organización.

Inventarios Mixtos

Es el inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.

Inventarios de Materia Prima

Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado.

Inventarios de Productos en Proceso

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción.

Inventarios de Productos Terminados

Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. 

Inventarios de Materiales y Suministro:

En el inventario de materiales y suministros se incluye:

• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria.
• Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos.

                                           Inventario de Seguridad

Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento.

Inventario Disponible

Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

Inventario de Prevención

Se tienen con el fin de cubrir las necesidades futuras perfectamente definidas. Se diferencia del inventario de seguridad, ya que conoce la necesidad con certeza y por lo tanto involucre menos riesgo.

Departamento de Compras

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado, (Alberto Montoy Palacio).

Importancia del Departamento de Compras

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.

Infraestructura del almacén 

Las Instalaciones para almacenamiento, adaptado al producto y su rotación del inventario, como estanterías, repisas, entre otros.

Procesos dentro del almacén 

Los procesos comunes de un almacén son:      

•  Recepción.
• Colocación en estantería de palatización o stock.
• Preparación de pedido.
• Expedición

La gestión dentro del almacén del movimiento de las mercancías (ubicación, inventarios...) se realiza por lo general a través de algún sistema informático.

Almacén

El almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes económicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas, importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.) 

Sistema Administrativo

Es un sistema integral automatizado que abarca las áreas de ventas, compras, bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventario.  Es un método capaz de operar básicamente, en cualquier tipo de empresa u organización, dada su alta capacidad de adaptabilidad mediante opciones configurables. 

http://www.buscocrm.com/crm-selection-best-practices.php